Privacyverklaring

Uw privacy is belangrijk voor ons bij MT Professional Devices BV. We gebruiken deze gegevens uitsluitend om uw account te beheren, onze producten en diensten aan u te leveren en om u te informeren over onze producten en diensten, voor zover hiertoe toestemming is verleend. We hechten veel waarde aan de bescherming, vertrouwelijkheid en integriteit van de persoons- en bedrijfsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer u van onze producten en diensten gebruikmaakt, waarom we deze gegevens nodig hebben en hoe we deze gebruiken.

Onze Diensten:

MT Professional Devices BV biedt haar diensten aan t.b.v. telefonie. Deze privacyverklaring is van toepassing op deze diensten en de hieraan eventueel gerelateerde platforms.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

We hebben bepaalde persoonsgegevens nodig u te informeren over onze producten en diensten. Sommige van deze gegevens worden gebruikt voor opdrachten aan onze engineers en facturatie . Hierdoor kunnen we onze producten personaliseren en verbeteren.
Wanneer men klant wordt van MT Professional Devices BV, hetzij direct of indirect, verwerken we de volgende gegevens:

• Contactpersoon gegevens (naam);
• Aanhef (Dhr./Mevr. etc.);
• E-mailadres;
• telefoonnummer;
• Bedrijfsadres;
• Betaal- en factureringsinformatie, zoals bankrekeningnummer;
• Bedrijfsnaam (indien van toepassing);
• Bedrijfsregistratienummer (indien van toepassing).

Derde Partijen
We ontvangen ook informatie van derde partijen waarmee wij samenwerken. Hoewel onze partners kunnen wijzigen, zijn dit met name:

• Dealers uit de IT, telecom, beveiligingssector. Maar ook distributeurs en providers
• Onze klanten uit de private en publieke sector gebruiken onze diensten voor o.a. het beheer van hun telefonie, IT en beveiligingsoplossing. Indien men werknemer is van een organisatie die gebruikmaakt van deze dienst, ontvangen we van de werkgever/opdrachtgever het volgende: mobiele telefoonnummer voor- en achternaam.

Cookies en soortgelijke technologie
Bij gebruik van onze online diensten verzamelen we gegevens via cookies en soortgelijke technologieën. Cookies zijn tekstbestanden die op je apparaat worden geplaatst om standaard internet log-informatie en informatie over bezoekersgedrag te verzamelen en te analyseren. Deze informatie wordt gebruikt om het bezoekersgedrag op de website te evalueren en statistische rapporten over online-activiteiten op te stellen. We registreren uw interactie met onze online platforms om onze content en diensten te kunnen verbeteren. Je kunt je cookievoorkeuren altijd zelf via je browser-instellingen beheren.

Hoe gebruiken we jouw persoonsgegevens?

We gebruiken jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, en waar van toepassing, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. We gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Uitvoering van de overeenkomsten. We verwerken in principe geen persoonsgegevens anders dan dat deze voor de diverse telefonie, IT en administratie nodig zijn. We gebruiken deze informatie om u te ondersteunen in het gebruik van de diensten en oplossingen. Dit omvat het gebruik van gegevens om problemen met producten vast te stellen, verkeerde routeringen te herstellen, en andere klantondersteuning gerelateerde diensten te leveren.

Klantcontact en communicatie. We gebruiken uw gegevens om in verband met onze dienstverlening met u te communiceren via e-mail, telefonie of andere elektronische media. Zo kunt u  van ons facturen ontvangen en kunnen wij met u communiceren om werk-opdrachten te bevestigen, problemen op te lossen en om je uit te nodigen om deel te nemen aan klanttevredenheidsonderzoeken.

Marketing. We willen u graag via e-mail, telefonie en andere elektronische media op de hoogte houden van onze producten en diensten, of die van andere bedrijven (voor zover u hiervoor toestemming hebt verleend). U heeft het recht om u te allen tijde af te melden voor deze informatievoorziening. Afhankelijk van uw voorkeuren kun u zich uitschrijven, of contact opnemen met onze administratie om dit voor jou te doen.

Veiligheid, beveiliging en beslechting van geschillen. We gebruiken uw gegevens om de veiligheid, integriteit en bescherming van onze producten, diensten en klanten te waarborgen. Zo verwerken we uw gegevens voor het opsporen en voorkomen van storingen. In bepaalde gevallen kunnen we uw gegevens gebruiken in het kader van geschillenbeslechting, om nakoming van de overeenkomst met u af te dwingen, om onze rechten jegens derden af te dwingen, of onszelf te verdedigen tegen vorderingen of beweringen van derden.

Wettelijke verplichtingen. We kunnen uw informatie verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld het bijhouden van een administratie of om te voldoen aan legitieme verzoeken van bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld politie/justitie).

Verbetering en personalisering van onze producten en diensten. We gebruiken uw gegevens om onze producten en diensten te verbeteren. Inzicht in klikgedrag en zoekresultaten op onze website kunnen ons bijvoorbeeld helpen om nieuwe productfuncties te prioriteren of deze te identificeren.

Onderhoud, ontwikkeling en incidentmanagement. Indien u problemen ondervindt met één van onze producten of diensten, kan het zijn dat we persoonsgegevens, zoals naam, en telefoonnummer, moeten verwerken om het betreffende probleem op te lossen. We verwerken in principe geen persoonsgegevens anders dan naam en telefoonnummer.

Uitvoering van algemene bedrijfsprocessen, intern management en managementrapportage. Om onze bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren, gebruiken we uw gegevens voor algemene bedrijfsprocessen. We verwerken de gegevens bijvoorbeeld voor archiveringsdoeleinden, verzekeringen, managementrapportages, audits en andere administratieve doeleinden.

Met wie delen we uw gegevens?

We delen uw gegevens met derden zoals telefonie platformbeheerders (hosting providers, klantenservice en e-marketing), en andere partners, afhankelijk van de diensten die u gebruikt. We delen uw gegevens:

• Voor zover nodig om onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren, onze diensten te verlenen en onze partnerdiensten mogelijk te maken. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om het uit kunnen voeren van werkzaamheden, het innen van betalingen, het bieden van klantondersteuning en het met u kunnen communiceren in verband met onze diensten;
• In gevallen waarin u ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven om dit te doen;
• Als wij daartoe rechtmatig worden verzocht in het kader van rechtshandhaving, bijvoorbeeld voor onderzoek naar illegale activiteiten;
• Om in voorkomend geval onze overeenkomst met u te handhaven. Wanneer u bijvoorbeeld niet voor heeft betaald, kunnen we uw informatie met een incassobureau delen;
• Om onze rechten naar derden toe af te dwingen of onszelf te verdedigen tegen vorderingen of beweringen van derden;
• Om de veiligheid, integriteit en bescherming van onze diensten te waarborgen.

Zoals hierna wordt beschreven onder ‘Verantwoordelijke entiteit’, zijn wij onderdeel van de HNS Holding Groep. Om onze diensten te kunnen leveren, maken wij gebruik van enkele overlappende groepsfaciliteiten, bijvoorbeeld voor databasebeheer, administratie, marketing. In dit kader worden ook bepaalde gegevens met andere entiteiten van de HNS Groep gedeeld. Het delen van gegevens binnen de onderneming vindt uitsluitend plaats ten behoeve van onze bedrijfsactiviteiten, onze dienstverlening en zoals omschreven in deze privacyverklaring.

Waar worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

Uw gegevens worden opgeslagen op onze lokale server, er bestaat een mogelijkheid dat dit in de toekomst wordt opgeslagen middels Hosting in de Europese Unie. Jouw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk verwerkt door ons personeel op ons hoofdkantoor in Nederland. Zoals hierboven beschreven kunnen we ook gegevens delen met aan ons gelieerde groepsondernemingen. Deze zijn alle in de Europese Unie gevestigd.
Voor zover wij persoonsgegevens doorgeven naar een land buiten de Europese Unie of een internationale organisatie, zien wij erop toe dat dit uitsluitend gebeurt naar die landen en organisaties die een passende bescherming van uw gegevens en rechten waarborgen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), of indien dit anderszins is toegestaan onder de AVG.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend zo lang deze nodig zijn voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt en/of zolang dit wettelijk is vereist. Uw gegevens blijven gearchiveerd in ons CRM pakket zodat er op ieder moment dat er een melding van u of een opdrachtgever komt onze organisatie direct kan achterhalen wat wanneer er werkzaamheden bij of voor u zijn uitgevoerd.

Indien u deze gegevens gewist wilt hebben, vragen we je contact op te nemen met onze administratie. Na opzegging verwijderen we jouw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging, maar met uitzondering van de informatie die we wettelijk verplicht zijn te bewaren. Wij zijn bijvoorbeeld wettelijk verplicht gegevens zoals kopieën van facturen gedurende zeven jaar te bewaren.

Op het moment dat wij in ons CRM pakket uw gegevens volledig wissen zijn deze gegevens niet meer terug te halen.

Toegang tot en beheer van uw gegevens

Uw gegevens zijn niet inzichtelijk via een externe applicatie. Bedrijfsgegevens, persoonsgegevens uitgevoerde werkzaamheden, geleverde diensten, etc. zijn uitsluitend vanaf ons kantoor zichtbaar. Indien u inzicht wilt hebben in deze gegevens verzoeken wij u om ons hiervoor per mail/telefoon te benaderen.

Wettelijke grondslag voor gegevensverwerking

We verzamelen en verwerken gegevens uitsluitend wanneer wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben. De volgende grondslagen zijn van toepassing:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van uw overeenkomst;
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, bijvoorbeeld i) voor het kunnen uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten; ii) ten behoeve van bepaalde vormen van direct marketing en profiling;; of iii) ten behoeve van de beveiliging van ons netwerk en systemen;
• De verwerking is noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen, zoals de bewaarplicht voor administratieve gegevens of om bepaalde informatie na een politiebevel te delen voor strafrechtelijk onderzoek;
• Wanneer u ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven voor een verwerking, bijvoorbeeld voor het delen van gegevens met partners voor commerciële doeleinden.

Wanneer de bewerking berust op toestemming, heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. In dat geval zullen we de betreffende verwerking van uw gegevens beëindigen. Het intrekken van de toestemming verandert de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vόόr de intrekking daarvan niet.

Vragen en klachten
Indien u vragen heeft over de wijze waarop we uw gegevens gebruiken, kun u contact opnemen met ons kantoor (085-022 1 022). Indien u het gevoel heeft dat een probleem niet afdoende is verwerkt/aangepast/opgelost, heeft u ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verantwoordelijke entiteit

MT Professional Devices BV is een werkmaatschappij van Holland Network Services Holding B.V. gevestigd te Hoogeveen, Pascalstraat 9, 7903 BJ, en geregistreerd bij het Handelsregister onder nummer 64165876.

Holland Network Services Holding B.V. gevestigd te Hoogeveen, Pascalstraat 9, 7903 BJ, en geregistreerd bij het Handelsregister onder nummer 04048759

De beslissingen met betrekking tot de doelen en middelen van de verwerking van persoonsgegevens vinden in principe centraal plaats bij Holland Network Services Holding BV, die als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens optreedt. Er kunnen zich echter ook gevallen voordoen waarin MT Professional Devices BV zelfstandig de betreffende de doelstellingen van en de middelen voor een verwerking bepaalt en/of zij dit gezamenlijk met Holland Network Services Holding BV doet. Voor die verwerkingen geldt MT Professional Devices BV als (mede) verwerkingsverantwoordelijke.

In bepaalde gevallen verwerken we ook gegevens ten behoeve van derden.